Informativa Policy sullo Whistleblowing

INFORMATIVA SULLO WHISTLEBLOWING AZIENDALE UTENTI SITO

SM Agency – Dipendenti, collaboratori e partner professionali

1. Finalità

SM Agency promuove legalità, trasparenza, integrità e responsabilità nello svolgimento delle proprie attività.

La presente Policy disciplina:

• la presentazione delle segnalazioni;
• il funzionamento del canale interno;
• la gestione e la verifica delle segnalazioni ricevute;
• la riservatezza delle persone coinvolte;
• la protezione da ritorsioni;
• il trattamento dei dati personali;
• le responsabilità del gestore e degli altri soggetti coinvolti.

La procedura ha lo scopo di consentire l’emersione di violazioni conosciute nell’ambito del contesto lavorativo, senza esporre la persona segnalante a penalizzazioni o comportamenti ritorsivi.

2. Riferimenti normativi

La Policy tiene conto principalmente di:

• Direttiva UE 2019/1937 sulla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione;
• Decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24;
• Regolamento UE 2016/679 – GDPR;
• Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196;
• Decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, quando applicabile;
• Linee guida ANAC n. 1/2025 sui canali interni;
• Linee guida ANAC n. 311/2023, come aggiornate dalla Delibera n. 479/2025, sul canale esterno e sulle tutele. 

Restano applicabili le eventuali disposizioni settoriali, contrattuali o organizzative più specifiche.

3. Verifica dell’applicabilità a SM Agency

Prima dell’approvazione definitiva, SM Agency deve verificare in quale categoria prevista dal Decreto legislativo n. 24/2023 rientra.

Nel settore privato, la disciplina si applica, con modalità e ambiti differenti, ai soggetti che:

1. hanno impiegato nell’ultimo anno una media di almeno 50 lavoratori subordinati a tempo determinato o indeterminato;
2. operano in determinati settori regolamentati dall’Unione europea, indipendentemente dal numero dei dipendenti;
3. adottano un Modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del Decreto legislativo n. 231/2001, anche in determinate ipotesi con meno di 50 lavoratori. 

Devono pertanto essere compilati i seguenti dati:

Ragione sociale completa: SHETA ALI
Partita IVA/Codice fiscale: IT02005510934
Sede legale: 33170 Pordenone (PN)

L’esatto oggetto delle segnalazioni ammesse e la possibilità di utilizzare il canale esterno ANAC o la divulgazione pubblica dipendono dalla categoria nella quale SM Agency rientra.

4. Destinatari della Policy

Possono effettuare una segnalazione, quando le informazioni sono state apprese nel contesto lavorativo:

• dipendenti;
• lavoratori autonomi;
• collaboratori e consulenti;
• liberi professionisti;
• fornitori e lavoratori di imprese appaltatrici;
• volontari e tirocinanti, anche non retribuiti;
• candidati durante la fase di selezione;
• lavoratori in periodo di prova;
• ex dipendenti o collaboratori;
• azionisti;
• persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

La tutela può operare anche quando le informazioni siano state acquisite durante la selezione, prima dell’inizio del rapporto, nel periodo di prova o dopo la cessazione, purché apprese durante il rapporto professionale.

5. Altri soggetti tutelati

Le misure di protezione possono estendersi anche:

• al facilitatore che assiste il segnalante;
• ai colleghi che intrattengono con il segnalante un rapporto abituale e corrente;
• alle persone del medesimo contesto lavorativo legate al segnalante da uno stabile rapporto affettivo o di parentela;
• agli enti di proprietà del segnalante;
• agli enti presso i quali il segnalante lavora;
• agli enti che operano nel medesimo contesto professionale.

La tutela riguarda i soggetti che potrebbero subire conseguenze negative a causa del loro collegamento con la segnalazione.

6. Violazioni segnalabili

Possono essere segnalati comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità di SM Agency e che rientrano nell’ambito applicabile alla società.

A seconda della categoria normativa di appartenenza, possono rientrare:

• illeciti penali, civili, amministrativi o contabili;
• reati rilevanti ai sensi del Decreto legislativo n. 231/2001;
• violazioni del Modello organizzativo 231;
• violazioni in materia di contratti pubblici;
• sicurezza e conformità dei prodotti;
• tutela dell’ambiente;
• sicurezza dei trasporti;
• prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
• protezione dei consumatori;
• protezione dei dati personali;
• sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• violazioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione europea;
• violazioni delle norme sul mercato interno, sulla concorrenza e sugli aiuti di Stato;
• atti o comportamenti che vanificano le finalità delle disposizioni europee applicabili. 

La segnalazione può riguardare violazioni commesse o non ancora commesse, quando esistano elementi concreti che facciano ragionevolmente ritenere possibile la loro realizzazione.

7. Segnalazioni escluse

Non rientrano normalmente nella procedura whistleblowing:

• contestazioni esclusivamente personali riguardanti il proprio rapporto di lavoro;
• richieste relative a ferie, turni, retribuzione o valutazione professionale prive di collegamento con una violazione rilevante;
• conflitti individuali con colleghi o responsabili;
• reclami commerciali dei clienti;
• segnalazioni basate esclusivamente su voci, supposizioni o informazioni non verificabili;
• informazioni già interamente di dominio pubblico;
• questioni disciplinate da specifiche procedure obbligatorie di settore;
• informazioni protette da segreto professionale, giudiziario, investigativo o da altre limitazioni previste dalla legge.

Le questioni personali o lavorative non qualificabili come whistleblowing possono essere trasmesse alla Direzione, al responsabile delle risorse umane o agli altri canali aziendali competenti. Le contestazioni fondate esclusivamente su un interesse personale del segnalante non costituiscono segnalazioni whistleblowing.

8. Canale interno di SM Agency

SM Agency mette a disposizione un canale interno progettato per garantire la riservatezza:

• dell’identità del segnalante;
• del facilitatore;
• della persona coinvolta;
• delle altre persone menzionate;
• del contenuto della segnalazione;
• della documentazione allegata.

Il canale deve consentire segnalazioni scritte e orali e, su richiesta, un incontro diretto entro un termine ragionevole. Le Linee guida ANAC privilegiano l’utilizzo di piattaforme informatiche dedicate e protette; l’email ordinaria o la PEC, se utilizzate da sole, non sono generalmente considerate adeguate a garantire la riservatezza richiesta.

Canali da attivare

Piattaforma informatica riservata:
www.sm-agency.it - sezione contatti

Linea telefonica o sistema di messaggistica vocale:
+39 3204792444

Richiesta di incontro diretto:
+39 3204792444 - dott. Ali Sheta

Segnalazione cartacea:
alisheta@pecsicura.com

L’indirizzo generale info@sm-agency.it non deve essere utilizzato come canale whistleblowing, salvo che siano state adottate specifiche misure tecniche e organizzative documentate per proteggerne la riservatezza.

9. Gestore delle segnalazioni

La gestione del canale è affidata a:

Gestore: dott. Ali Sheta
Recapito riservato: ali-sheta@virgilio.it
Sostituto in caso di assenza o conflitto: dott. Ali Sheta - info@sm-agency.it

Il gestore deve essere autonomo, imparziale, indipendente, specificamente formato e autorizzato al trattamento dei dati personali.

Nel settore privato, la funzione può essere affidata, in base alla struttura organizzativa, a un ufficio interno, a una persona competente, all’Organismo di vigilanza 231 o a un soggetto esterno specializzato.

Il gestore non può partecipare alla trattazione quando:

• è la persona segnalata;
• è il segnalante;
• ha un interesse personale nella vicenda;
• esiste un rapporto tale da comprometterne l’imparzialità.

In tali casi, la segnalazione viene gestita dal sostituto designato o, quando ne ricorrono i presupposti, può essere utilizzato il canale esterno ANAC.

10. Contenuto della segnalazione

La segnalazione deve essere effettuata in buona fede e risultare il più possibile circostanziata.

È opportuno indicare:

• data e luogo dei fatti;
• descrizione chiara della condotta;
• persone coinvolte;
• funzione o reparto interessato;
• eventuali testimoni;
• documenti, comunicazioni o altri elementi disponibili;
• ragioni per cui si ritiene che la condotta costituisca una violazione;
• eventuale rischio di distruzione delle prove o di ritorsione.

Non è richiesto al segnalante di dimostrare definitivamente la violazione. Devono tuttavia sussistere, al momento della segnalazione, ragionevoli motivi per ritenere vere le informazioni comunicate. Le segnalazioni devono contenere elementi sufficienti per consentire una verifica concreta.

Il segnalante non deve svolgere autonomamente attività investigative illecite, accedere abusivamente a sistemi o sottrarre documenti che non è autorizzato a consultare.

11. Segnalazioni anonime

Le segnalazioni anonime sufficientemente dettagliate possono essere registrate e valutate da SM Agency come segnalazioni ordinarie.

L’anonimato può tuttavia:

• impedire la richiesta di chiarimenti;
• rendere più difficile la verifica;
• non consentire l’invio dell’avviso di ricevimento e dei successivi aggiornamenti;
• limitare la possibilità di applicare immediatamente le tutele personali.

Qualora il segnalante anonimo venga successivamente identificato e subisca una ritorsione collegata alla segnalazione, può beneficiare delle misure di protezione previste dal Decreto legislativo n. 24/2023. Per questo motivo, le segnalazioni anonime devono essere registrate e conservate in modo da poter essere successivamente rintracciate.

12. Ricezione e gestione

Il gestore:

1. rilascia l’avviso di ricevimento entro sette giorni;
2. verifica l’ammissibilità della segnalazione;
3. mantiene le interlocuzioni con il segnalante;
4. può chiedere chiarimenti, documenti o integrazioni;
5. svolge una prima valutazione imparziale;
6. avvia gli approfondimenti necessari;
7. può richiedere il supporto di persone competenti, tutelando la riservatezza;
8. dispone l’archiviazione motivata quando la segnalazione è manifestamente infondata o estranea alla procedura;
9. trasmette gli elementi agli organi interni o alle autorità competenti quando emergono fatti rilevanti;
10. fornisce un riscontro entro tre mesi dall’avviso di ricevimento o, in assenza, dalla scadenza dei sette giorni successivi alla presentazione. 

Il riscontro può comunicare:

• l’archiviazione;
• l’avvio di un’indagine interna;
• lo stato degli accertamenti;
• le misure adottate;
• la trasmissione a un’autorità competente.

Qualora l’istruttoria non sia conclusa entro tre mesi, viene fornito un aggiornamento interlocutorio e, successivamente, viene comunicato l’esito finale.

Il gestore non sostituisce gli organi disciplinari, giudiziari o di controllo e non accerta autonomamente responsabilità penali, civili o amministrative.

13. Segnalazione ricevuta da un soggetto non competente

Quando una segnalazione whistleblowing viene ricevuta da un responsabile, dipendente o ufficio diverso dal gestore, il destinatario deve:

• non divulgarne il contenuto;
• non effettuare copie non necessarie;
• trasmetterla al gestore competente entro sette giorni;
• informare contestualmente il segnalante della trasmissione;
• eliminare eventuali copie conservate impropriamente.

Tale procedura si applica quando la volontà di beneficiare delle tutele whistleblowing è espressamente dichiarata o risulta dal contenuto e dalle modalità della segnalazione.

14. Riservatezza dell’identità

L’identità del segnalante e qualsiasi elemento che possa consentirne l’identificazione, anche indiretta, non possono essere comunicati a persone diverse da quelle autorizzate a ricevere o gestire la segnalazione senza il suo consenso espresso.

La riservatezza si applica anche:

• alle segnalazioni orali;
• agli incontri diretti;
• alla documentazione allegata;
• alla persona coinvolta;
• alle persone menzionate;
• al facilitatore.

Quando la contestazione disciplinare si basa totalmente o parzialmente sulla segnalazione e l’identità del segnalante è indispensabile per la difesa della persona interessata, la segnalazione può essere utilizzata nel procedimento disciplinare soltanto con il consenso espresso del segnalante alla rivelazione della propria identità.

15. Tutela della persona coinvolta

La persona segnalata ha diritto:

• alla riservatezza;
• a non essere considerata responsabile prima della conclusione degli accertamenti;
• a una verifica imparziale;
• a essere ascoltata, quando appropriato;
• a presentare osservazioni e documenti;
• alla tutela della propria reputazione;
• all’esercizio del diritto di difesa nei procedimenti successivi.

La segnalazione non costituisce automaticamente prova della violazione e non determina da sola l’applicazione di sanzioni.

Le informazioni relative alla persona segnalata vengono comunicate esclusivamente quando necessario e nel rispetto della riservatezza del segnalante.

16. Protezione dei dati personali

SM Agency tratta i dati contenuti nelle segnalazioni esclusivamente per riceverle, valutarle, gestirle e adottare le eventuali misure conseguenti.

Devono essere rispettati i principi di:

• liceità, correttezza e trasparenza;
• limitazione delle finalità;
• minimizzazione;
• esattezza;
• sicurezza;
• limitazione della conservazione;
• privacy by design e privacy by default.

I dati manifestamente non utili devono essere cancellati senza ritardo. Devono inoltre essere predisposti:

• un’informativa privacy dedicata;
• il registro delle attività di trattamento;
• la valutazione d’impatto sulla protezione dei dati;
• autorizzazioni specifiche per il personale;
• accordi con eventuali responsabili esterni;
• misure di cifratura e controllo degli accessi;
• procedure per la gestione delle violazioni dei dati. 

La documentazione viene conservata per il tempo necessario alla gestione della segnalazione e comunque non oltre cinque anni dalla comunicazione dell’esito finale, salvo obblighi di legge o esigenze giudiziarie specifiche.

17. Divieto di ritorsione

È vietata qualsiasi ritorsione, anche tentata o minacciata, causata dalla segnalazione, dalla denuncia o dalla divulgazione pubblica effettuata nel rispetto della legge.

Sono esempi di possibile ritorsione:

• licenziamento o sospensione;
• mancato rinnovo ingiustificato;
• retrocessione;
• mancata promozione;
• modifica punitiva delle mansioni;
• riduzione della retribuzione;
• trasferimento ingiustificato;
• valutazioni professionali artificiosamente negative;
• esclusione da corsi o opportunità;
• intimidazioni, molestie o isolamento;
• imposizione di risultati irraggiungibili;
• danni reputazionali;
• inserimento in elenchi che ostacolino future opportunità;
• revoca ingiustificata di incarichi;
• discriminazioni verso collaboratori, fornitori o enti collegati al segnalante.

La nozione di ritorsione comprende atti, comportamenti e omissioni che causano o possono causare un danno ingiusto diretto o indiretto.

Le presunte ritorsioni devono essere comunicate ad ANAC attraverso il relativo canale. SM Agency fornisce al soggetto interessato le indicazioni necessarie, garantendo la riservatezza.

18. Condizioni per beneficiare delle tutele

Le misure di protezione si applicano quando:

• il segnalante aveva fondati motivi per ritenere vere le informazioni;
• le informazioni rientravano ragionevolmente nell’ambito delle violazioni segnalabili;
• sono state rispettate le modalità previste per il canale utilizzato;
• la segnalazione è stata effettuata nell’ambito di un contesto lavorativo.

Le motivazioni personali del segnalante non escludono automaticamente la tutela, purché la segnalazione abbia un oggetto rilevante e siano rispettate le condizioni previste.

Le tutele possono comprendere:

• riservatezza;
• divieto di ritorsione;
• inversione dell’onere della prova nei casi previsti;
• limitazioni di responsabilità per la rivelazione di informazioni strettamente necessarie a far emergere la violazione;
• misure gratuite di sostegno offerte dagli enti iscritti nell’elenco ANAC. 

19. Segnalazioni false o abusive

La protezione non tutela comportamenti dolosi, calunniosi o gravemente negligenti.

Quando venga accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale per calunnia o diffamazione oppure la responsabilità civile per aver riferito intenzionalmente informazioni false o con colpa grave:

• le tutele possono venire meno;
• può essere applicata una sanzione disciplinare;
• possono derivare responsabilità civili e penali;
• ANAC può applicare, nei casi previsti, una sanzione amministrativa da 500 a 2.500 euro.

La semplice archiviazione o infondatezza della segnalazione non dimostra automaticamente malafede o colpa grave.

20. Canale esterno ANAC

Il canale esterno può essere utilizzato quando ricorrono le condizioni previste dalla legge, tra le quali:

• il canale interno obbligatorio non è attivo;
• il canale interno non è conforme ai requisiti normativi;
• la segnalazione interna non ha avuto seguito;
• vi sono fondati motivi per ritenere che il canale interno non sarebbe efficace;
• sussiste un concreto rischio di ritorsione;
• la violazione può costituire un pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico. 

Il ricorso al canale esterno e le tipologie di violazioni segnalabili devono essere valutati in relazione alla categoria normativa nella quale rientra SM Agency.

Le informazioni aggiornate sul canale esterno devono essere rese disponibili nella pagina whistleblowing del sito aziendale.

21. Divulgazione pubblica

La divulgazione pubblica consiste nel rendere le informazioni accessibili a un numero elevato di persone attraverso stampa, mezzi elettronici, social media o altri strumenti di comunicazione.

Le protezioni previste dal Decreto operano soltanto quando ricorrono le condizioni stabilite dalla legge, per esempio:

• mancato riscontro dopo l’utilizzo dei canali interno ed esterno;
• mancato riscontro del canale esterno entro i termini applicabili;
• pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico;
• fondati motivi per ritenere che il canale esterno comporti ritorsioni o non possa avere seguito efficace, per esempio a causa di occultamento delle prove o coinvolgimento delle persone competenti. 

La divulgazione effettuata senza rispettare tali condizioni può non beneficiare delle tutele whistleblowing.

22. Denuncia all’autorità giudiziaria

Resta sempre possibile presentare una denuncia alle autorità giudiziarie competenti quando i fatti possano costituire reato o altro illecito di loro competenza.

La segnalazione interna non sostituisce eventuali obblighi di denuncia previsti dalla legge e non impedisce al segnalante di rivolgersi direttamente alle autorità.

23. Sistema disciplinare

Costituiscono possibili violazioni della presente Policy:

• ostacolare o tentare di ostacolare una segnalazione;
• porre in essere ritorsioni;
• violare la riservatezza;
• accedere senza autorizzazione alle segnalazioni;
• omettere la verifica e l’analisi;
• non trasmettere tempestivamente una segnalazione ricevuta per errore;
• cancellare, alterare o occultare prove;
• presentare consapevolmente segnalazioni false;
• utilizzare il canale per finalità diffamatorie o estranee;
• violare le misure di sicurezza previste.

Le conseguenze vengono determinate in base al contratto, al CCNL, al regolamento aziendale e all’eventuale sistema disciplinare del Modello 231.

ANAC può applicare sanzioni da 10.000 a 50.000 euro nei casi previsti, tra cui ritorsione, ostacolo alla segnalazione, violazione della riservatezza, mancata istituzione del canale, procedure non conformi o mancata verifica delle segnalazioni.

24. Formazione e informazione

SM Agency assicura:

• formazione specifica al gestore;
• formazione privacy alle persone autorizzate;
• informazione periodica a dipendenti e collaboratori;
• pubblicazione delle istruzioni sul sito e sulla piattaforma;
• comunicazione delle modalità di utilizzo del canale interno ed esterno;
• aggiornamento della procedura in caso di modifiche normative;
• sensibilizzazione sul divieto di ritorsione.

Le informazioni devono essere facilmente accessibili anche a collaboratori, consulenti, tirocinanti e soggetti esterni che operano nel contesto professionale di SM Agency.

25. Monitoraggio della procedura

La Direzione verifica periodicamente:

• funzionamento tecnico del canale;
• tempi di presa in carico;
• numero e tipologia delle segnalazioni;
• rispetto delle scadenze;
• sicurezza degli accessi;
• adeguatezza del gestore;
• eventuali conflitti di interesse;
• formazione effettuata;
• rispetto dei tempi di conservazione;
• efficacia delle misure correttive.

Il monitoraggio deve avvenire attraverso dati aggregati e senza diffondere informazioni che possano identificare le persone coinvolte.

26. Entrata in vigore e aggiornamento

La presente Policy entra in vigore dalla data di approvazione.

Viene riesaminata:

• almeno periodicamente;
• in caso di modifiche normative;
• in caso di variazione del numero dei dipendenti;
• in caso di adozione o modifica del Modello 231;
• in caso di sostituzione del gestore;
• in caso di modifica della piattaforma;
• dopo incidenti di sicurezza;
• quando emergano criticità nella gestione delle segnalazioni.

Approvato da: Direzione SM Agency®

Luogo e data: 22/07/2026

Firma del Legale Rappresentante

Direzione SM Agency®