Informativa Policy equilibrio della vita personale e professionale di dipendenti e collaboratori

INFORMATIVA SULLA VITA PERSONALE E PROFESSIONALE DEI DIPENDENTI UTENTI SITO

SM Agency – Dipendenti, collaboratori e partner professionali

1. Finalità

SM Agency riconosce l’equilibrio tra vita personale e professionale come elemento fondamentale per il benessere delle persone, la qualità del lavoro e la crescita sostenibile dell’organizzazione.

La Policy definisce principi e misure diretti a:

• rispettare l’orario di lavoro e i periodi di riposo;
• prevenire sovraccarico, stress e reperibilità continua;
• favorire la conciliazione delle esigenze lavorative, familiari e personali;
• garantire flessibilità, autonomia e responsabilità;
• tutelare genitori, caregiver e persone con necessità specifiche;
• promuovere pari opportunità e un ambiente professionale rispettoso;
• disciplinare la disconnessione dagli strumenti digitali.

2. Destinatari

La Policy si applica, secondo la natura del rapporto, a:

• dipendenti a tempo determinato e indeterminato;
• lavoratori a tempo pieno o parziale;
• collaboratori e consulenti;
• tirocinanti e stagisti;
• responsabili e coordinatori;
• persone che lavorano in presenza, da remoto o in modalità ibrida.

Per collaboratori e professionisti autonomi, le disposizioni si applicano compatibilmente con il contratto sottoscritto e con l’autonomia organizzativa del rapporto.

3. Riferimenti normativi

La Policy è predisposta tenendo conto, in particolare:

• del Decreto legislativo n. 66/2003 in materia di organizzazione dell’orario di lavoro e periodi minimi di riposo;
• della Legge n. 81/2017 sul lavoro agile;
• del Decreto legislativo n. 151/2001 in materia di maternità, paternità e congedi;
• del Decreto legislativo n. 105/2022, adottato per migliorare la conciliazione tra attività lavorativa e vita privata di genitori e prestatori di assistenza;
• del Decreto legislativo n. 81/2008 in materia di salute, sicurezza e valutazione dello stress lavoro-correlato;
• della Direttiva UE 2019/1158 sull’equilibrio tra attività professionale e vita familiare. 

Restano prevalenti le disposizioni inderogabili di legge, il CCNL applicato e le condizioni individuali più favorevoli.

4. Principi aziendali

SM Agency fonda l’organizzazione del lavoro sui principi di:

Rispetto: il tempo personale e familiare non è considerato ordinariamente disponibile per esigenze aziendali.

Equità: le richieste di flessibilità vengono valutate secondo criteri trasparenti e non discriminatori.

Responsabilità: autonomia e flessibilità richiedono il rispetto di obiettivi, scadenze e impegni concordati.

Prevenzione: carichi di lavoro e urgenze devono essere gestiti evitando situazioni di pressione continuativa.

Fiducia: la prestazione viene valutata per qualità, affidabilità e risultati, non per la disponibilità permanente.

Riservatezza: le informazioni personali e familiari comunicate dai lavoratori sono accessibili esclusivamente ai soggetti autorizzati.

5. Orario di lavoro

L’orario dei dipendenti è definito dal contratto individuale, dal CCNL applicato e dalla programmazione aziendale.

Dipendenti e responsabili devono:

• rispettare gli orari concordati;
• registrare correttamente la presenza, quando previsto;
• programmare le attività entro il normale orario;
• segnalare tempestivamente ritardi, assenze o impedimenti;
• evitare attività fuori orario non richieste o autorizzate;
• rispettare pause, riposi, ferie e permessi.

Per i collaboratori, disponibilità e scadenze devono risultare dal contratto o dagli accordi professionali.

6. Riposo giornaliero e settimanale

In linea generale, il lavoratore subordinato ha diritto a undici ore consecutive di riposo ogni ventiquattro ore e a un riposo settimanale di almeno ventiquattro ore consecutive, da cumulare con il riposo giornaliero, salve le deroghe previste dalla legge e dalla contrattazione collettiva.

SM Agency organizza pertanto le attività evitando, salvo reali necessità:

• riunioni troppo ravvicinate tra una giornata e la successiva;
• consegne sistematiche in orario serale o festivo;
• turni o interventi incompatibili con i periodi di recupero;
• richieste di disponibilità durante ferie e riposi.

7. Diritto alla disconnessione

SM Agency riconosce a dipendenti e collaboratori il diritto organizzativo a non utilizzare gli strumenti professionali fuori dalle fasce concordate.

Durante riposi, ferie, permessi, congedi e giornate non lavorative non è richiesto:

• leggere o rispondere alle email;
• controllare chat e piattaforme aziendali;
• rispondere a chiamate professionali;
• partecipare a riunioni;
• svolgere attività non programmate;
• garantire reperibilità, salvo accordo specifico.

Nel lavoro agile, l’accordo individuale deve individuare i tempi di riposo e le misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione dalle strumentazioni tecnologiche.

L’invio di una comunicazione fuori orario non comporta l’obbligo di risposta immediata.

8. Comunicazioni fuori orario

Le comunicazioni non urgenti devono essere inviate durante l’orario lavorativo oppure programmate per la giornata successiva.

Chi invia un messaggio fuori orario deve:

• evitare formule che richiedano una risposta immediata;
• specificare che il destinatario può rispondere alla ripresa del lavoro;
• utilizzare la qualifica “urgente” solo in presenza di esigenze effettive;
• rispettare ferie, riposi e assenze comunicate.

La mancata risposta fuori orario non può costituire automaticamente motivo di valutazione negativa.

9. Urgenze e reperibilità

Il contatto fuori orario è ammesso esclusivamente per situazioni eccezionali, quali:

• rischi immediati per persone, dati o sistemi;
• interruzione grave di un servizio;
• eventi capaci di causare un danno rilevante e non rinviabile;
• attività formalmente organizzate in reperibilità;
• esigenze urgenti preventivamente concordate.

La reperibilità deve essere definita per iscritto, indicando durata, fasce, modalità di contatto ed eventuale trattamento economico o recupero previsto dal contratto applicabile.

Le urgenze non devono derivare abitualmente da ritardi organizzativi o insufficiente pianificazione.

10. Lavoro straordinario

Lo straordinario dei dipendenti deve essere preventivamente richiesto o autorizzato, correttamente registrato e compensato secondo la legge e il CCNL applicato.

Non costituiscono criteri automatici di maggiore merito:

• lavorare abitualmente oltre l’orario;
• rispondere durante ferie e riposi;
• rinunciare ai periodi di recupero;
• garantire una reperibilità non concordata;
• rimanere collegati senza necessità operative.

Il ricorso frequente allo straordinario deve determinare una verifica dei carichi, delle priorità e delle risorse disponibili.

11. Flessibilità organizzativa

Compatibilmente con il ruolo e con la continuità dei servizi, SM Agency può prevedere:

• flessibilità nell’orario di ingresso e uscita;
• modifica temporanea della distribuzione oraria;
• lavoro agile o modalità ibrida;
• part-time o variazioni temporanee;
• recuperi concordati;
• permessi per esigenze personali e familiari;
• diversa programmazione delle attività;
• misure individuali per periodi di particolare necessità.

Le misure devono essere formalizzate quando previsto dalla legge, dal CCNL o dal contratto.

12. Lavoro agile e lavoro da remoto

Il lavoro agile è disciplinato mediante accordo individuale scritto, che deve indicare almeno:

• durata e decorrenza;
• modalità di alternanza tra presenza e remoto;
• attività e obiettivi assegnati;
• fasce di contattabilità;
• tempi di riposo e disconnessione;
• strumenti utilizzati;
• regole di sicurezza e riservatezza;
• modalità di modifica o recesso;
• eventuali controlli legittimamente effettuabili.

Il lavoro agile non determina un’estensione dell’orario né un obbligo di connessione continua.

13. Riunioni e gestione del calendario

Le riunioni devono essere organizzate preferibilmente:

• all’interno del normale orario di lavoro;
• con ragionevole preavviso;
• indicando obiettivo, partecipanti e durata;
• evitando sovrapposizioni con pause e periodi di riposo;
• limitando gli incontri nelle fasce iniziali o finali della giornata;
• invitando esclusivamente le persone effettivamente necessarie.

Eventuali riunioni fuori orario devono essere eccezionali e preventivamente concordate.

14. Ferie, permessi e congedi

Le ferie costituiscono un periodo effettivo di riposo. Durante la loro fruizione, la persona non è tenuta a svolgere attività, partecipare a riunioni o controllare i canali aziendali.

Prima dell’assenza devono essere organizzati, quando necessari:

• passaggio delle consegne;
• aggiornamento delle attività;
• referente sostitutivo;
• comunicazione delle scadenze;
• risposta automatica della posta elettronica.

Maternità, paternità, congedi parentali e misure per i prestatori di assistenza sono riconosciuti secondo la normativa e il CCNL applicabile. Il Decreto legislativo n. 105/2022 ha introdotto disposizioni specificamente finalizzate a migliorare la conciliazione tra lavoro e vita privata.

15. Genitorialità e responsabilità di cura

SM Agency valuta con particolare attenzione le esigenze connesse a:

• gravidanza, maternità e paternità;
• cura di figli;
• assistenza a familiari;
• disabilità;
• situazioni personali temporanee documentabili;
• rientro dopo periodi prolungati di assenza.

L’utilizzo di congedi o misure di conciliazione non deve comportare penalizzazioni ingiustificate, esclusione automatica dai progetti o limitazioni discriminatorie nelle opportunità di formazione e crescita.

16. Gestione dei carichi di lavoro

Responsabili e coordinatori devono definire obiettivi e scadenze realistici, considerando risorse, competenze e disponibilità effettive.

Devono essere valutati periodicamente:

• accumulo di attività;
• numero delle urgenze;
• straordinario ricorrente;
• ferie non utilizzate;
• assenze prive di adeguata sostituzione;
• interruzioni eccessive;
• frequenti comunicazioni fuori orario;
• difficoltà nel rispettare le pause;
• segnali organizzativi di affaticamento.

Il dipendente o collaboratore può segnalare un carico non sostenibile e richiedere un confronto su priorità, scadenze e redistribuzione delle attività.

17. Salute, sicurezza e stress lavoro-correlato

SM Agency considera il benessere organizzativo parte della prevenzione aziendale.

La valutazione dei rischi prevista dal Decreto legislativo n. 81/2008 comprende anche lo stress lavoro-correlato, secondo le disposizioni e le procedure applicabili.

Le misure preventive possono comprendere:

• chiarezza dei ruoli;
• formazione dei responsabili;
• programmazione sostenibile;
• distribuzione equilibrata delle attività;
• ascolto periodico del personale;
• gestione corretta dei conflitti;
• prevenzione di molestie e pressioni indebite;
• supporto al rientro dopo assenze prolungate.

La Policy non sostituisce il Documento di valutazione dei rischi.

18. Valutazione delle prestazioni

La performance deve essere valutata sulla base di:

• qualità del lavoro;
• raggiungimento degli obiettivi;
• rispetto delle scadenze concordate;
• competenze;
• collaborazione;
• affidabilità;
• organizzazione;
• comportamento professionale.

Non devono essere premiati implicitamente la presenza prolungata, la reperibilità permanente o il mancato utilizzo delle ferie.

19. Privacy e controlli

I dati relativi a orari, assenze, richieste di flessibilità e lavoro agile devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario.

L’utilizzo di strumenti digitali e gli eventuali controlli devono rispettare la normativa sulla protezione dei dati e la disciplina dell’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori. Il personale deve ricevere informazioni adeguate sulle modalità di utilizzo degli strumenti e sugli eventuali controlli effettuati.

Non sono ammessi monitoraggi occulti, indiscriminati o non proporzionati.

20. Procedura per richiedere misure di conciliazione

La persona interessata può presentare una richiesta al proprio responsabile o al referente aziendale indicando:

1. misura richiesta;
2. durata prevista;
3. motivazione essenziale;
4. proposta organizzativa;
5. eventuale urgenza.

SM Agency valuta la richiesta considerando esigenze individuali, mansione, continuità dei servizi, sicurezza, carico del gruppo e sostenibilità organizzativa.

Non devono essere richieste informazioni personali eccedenti rispetto alla finalità. L’esito deve essere comunicato con chiarezza; in caso di impossibilità, può essere proposta una soluzione alternativa.

21. Segnalazioni

Pressioni indebite, richieste sistematiche fuori orario, discriminazioni, sovraccarichi o violazioni della disconnessione possono essere segnalati a:

Referente aziendale: dott. Ali Sheta
Email riservata: ali-sheta@virgilio.it
Contatto alternativo: info@sm-agency.it

Le segnalazioni devono essere gestite con riservatezza, imparzialità e tempestività. È vietata qualsiasi ritorsione nei confronti di chi segnala in buona fede.

22. Responsabilità

La Direzione approva la Policy, assegna le risorse e verifica la sostenibilità dell’organizzazione.

I responsabili pianificano correttamente il lavoro, rispettano la disconnessione e intervengono in caso di sovraccarico.

Dipendenti e collaboratori rispettano gli accordi, comunicano le difficoltà e tutelano anche il tempo personale dei colleghi.

Il referente aziendale riceve richieste e segnalazioni, conserva la documentazione e propone interventi correttivi.

23. Monitoraggio

SM Agency può verificare periodicamente:

• ore di straordinario;
• comunicazioni fuori orario;
• ferie residue;
• richieste di flessibilità;
• utilizzo del lavoro agile;
• assenze e turnover;
• segnalazioni ricevute;
• risultati delle rilevazioni sul clima aziendale.

Il monitoraggio deve essere aggregato, proporzionato e non invasivo.

24. Violazioni

Il mancato rispetto della Policy può comportare, secondo la gravità:

• richiamo organizzativo;
• formazione integrativa;
• modifica delle modalità di coordinamento;
• rimozione di prassi scorrette;
• provvedimenti previsti dal CCNL o dal contratto;
• revisione del rapporto con collaboratori e fornitori.

Ogni misura deve essere proporzionata e adottata nel rispetto delle garanzie applicabili.

25. Entrata in vigore e aggiornamento

La Policy entra in vigore dalla data di approvazione e viene consegnata o resa accessibile a dipendenti e collaboratori.

È riesaminata periodicamente e in caso di:

• modifiche legislative o contrattuali;
• cambiamenti dell’organizzazione;
• introduzione di nuovi strumenti digitali;
• variazioni delle modalità di lavoro;
• criticità emerse dal monitoraggio;
• segnalazioni rilevanti.

Approvato da: Direzione SM Agency®

Luogo e data: 22/07/2026

Firma del Legale Rappresentante

Direzione SM Agency®