Informativa Policy sulla sostenibilità aziendale

INFORMATIVA SULLA SOSTENIBILITA' AZIENDALE UTENTI SITO

SM Agency – Dipendenti, collaboratori e partner professionali

1. Finalità

SM Agency riconosce la tutela dell’ambiente come parte integrante della propria responsabilità aziendale e si impegna a ridurre progressivamente gli impatti ambientali generati dalle attività operative, digitali, commerciali e organizzative.

La presente Policy definisce principi, obiettivi, responsabilità e comportamenti destinati a dipendenti, collaboratori, consulenti, fornitori e partner professionali.

La tutela dell’ambiente, della biodiversità e degli ecosistemi, anche nell’interesse delle future generazioni, è riconosciuta dall’articolo 9 della Costituzione italiana.

2. Ambito di applicazione

La Policy si applica:

• nelle sedi e negli spazi di lavoro utilizzati da SM Agency;
• durante il lavoro da remoto;
• nello svolgimento di riunioni, eventi, trasferte e attività formative;
• nella gestione di strumenti informatici, dispositivi e materiali;
• nella selezione di fornitori e servizi;
• nella progettazione di campagne pubblicitarie e contenuti digitali;
• nei rapporti con clienti, scuole, enti, aziende e partner.

L’applicazione concreta avviene nel rispetto delle dimensioni, delle attività e delle risorse effettivamente disponibili.

3. Riferimenti e principi

SM Agency orienta le proprie attività ai principi di prevenzione, responsabilità, miglioramento continuo, uso efficiente delle risorse e corretta gestione dei rifiuti.

Il principale riferimento nazionale in materia ambientale è il Decreto legislativo 3 aprile 2006, n. 152, che disciplina diversi ambiti, tra cui valutazioni ambientali, tutela delle acque, gestione dei rifiuti, bonifiche, tutela dell’aria e responsabilità per danno ambientale.

La gestione dei rifiuti segue, per quanto applicabile, l’ordine di priorità europeo: prevenzione, preparazione per il riutilizzo, riciclaggio, recupero e smaltimento.

4. Impegni di SM Agency

SM Agency si impegna a:

• rispettare gli obblighi ambientali applicabili;
• prevenire sprechi e comportamenti potenzialmente dannosi;
• ridurre il consumo di carta, energia e materiali;
• favorire strumenti digitali e processi organizzativi efficienti;
• gestire correttamente rifiuti e apparecchiature elettroniche;
• promuovere acquisti responsabili;
• sensibilizzare dipendenti e collaboratori;
• misurare, quando possibile, i principali consumi;
• comunicare in modo trasparente le iniziative ambientali;
• definire obiettivi progressivi e concretamente raggiungibili.

5. Riduzione dei consumi energetici

Dipendenti e collaboratori sono invitati a utilizzare l’energia in modo consapevole attraverso comportamenti quali:

• spegnere luci, monitor e dispositivi non utilizzati;
• attivare modalità di risparmio energetico;
• evitare di lasciare apparecchiature inutilmente in standby;
• utilizzare in modo responsabile riscaldamento e climatizzazione;
• privilegiare, quando disponibili, apparecchi efficienti e durevoli;
• ridurre l’utilizzo contemporaneo di strumenti non necessari.

SM Agency può monitorare periodicamente i consumi delle proprie sedi e individuare opportunità di miglioramento.

6. Sostenibilità digitale

In quanto realtà attiva nei servizi digitali e di comunicazione, SM Agency promuove un uso responsabile delle tecnologie.

Le buone pratiche comprendono:

• eliminazione periodica di file duplicati e non necessari;
• corretta organizzazione degli archivi digitali;
• utilizzo proporzionato dei servizi cloud;
• riduzione degli allegati pesanti quando non indispensabili;
• compressione e ottimizzazione di immagini e video;
• manutenzione dei dispositivi per prolungarne la durata;
• limitazione delle stampe;
• scelta di strumenti informatici adeguati alle effettive esigenze;
• utilizzo consapevole di sistemi di intelligenza artificiale e automazione.

La digitalizzazione non viene considerata automaticamente priva di impatto: deve essere accompagnata da efficienza, durata delle apparecchiature e corretta gestione dei dati.

7. Riduzione della carta e dei materiali

SM Agency favorisce un modello operativo prevalentemente digitale e adotta, quando possibile:

• firme elettroniche e documenti digitali;
• preventivi, contratti e comunicazioni in formato elettronico;
• stampa fronte-retro;
• utilizzo di carta riciclata o proveniente da fonti responsabili;
• riutilizzo di cartelline, contenitori e materiali;
• riduzione di brochure e volantini non necessari;
• progettazione di materiali promozionali in quantità coerenti con il reale fabbisogno.

Le stampe professionali vengono pianificate per limitare eccedenze e materiali inutilizzati.

8. Gestione dei rifiuti

Tutti i destinatari della Policy devono rispettare le modalità di raccolta differenziata previste nel luogo in cui operano.

Particolare attenzione deve essere riservata a:

• carta e cartone;
• plastica, vetro e metalli;
• toner e cartucce;
• batterie e pile;
• lampade;
• apparecchiature elettriche ed elettroniche;
• imballaggi;
• eventuali rifiuti che richiedano modalità specifiche di conferimento.

È vietato abbandonare rifiuti, utilizzare contenitori non appropriati o affidare materiali a soggetti non autorizzati quando la normativa richiede operatori qualificati.

9. Dispositivi elettronici

Computer, monitor, smartphone, tablet e altre apparecchiature devono essere utilizzati con cura per prolungarne il ciclo di vita.

Prima della sostituzione di un dispositivo, SM Agency valuta, quando tecnicamente ed economicamente ragionevole:

1. manutenzione o riparazione;
2. aggiornamento dei componenti;
3. riutilizzo per altre funzioni;
4. cessione o recupero;
5. corretto conferimento come rifiuto elettronico.

La cancellazione sicura dei dati deve precedere la cessione, il riutilizzo o lo smaltimento dei dispositivi.

10. Acquisti e fornitori responsabili

Nella selezione di prodotti e servizi, SM Agency può considerare:

• durata e riparabilità;
• efficienza energetica;
• quantità e tipologia degli imballaggi;
• utilizzo di materiali riciclati;
• possibilità di riuso o riciclo;
• distanza e modalità di trasporto;
• disponibilità di informazioni ambientali verificabili;
• conformità normativa del fornitore;
• adozione di politiche ambientali o sistemi di gestione riconosciuti.

Il criterio ambientale viene valutato insieme a qualità, sicurezza, funzionalità, prezzo e continuità del servizio.

11. Mobilità e trasferte

SM Agency incoraggia modalità di mobilità più efficienti, compatibilmente con le esigenze operative.

Sono favorite:

• riunioni a distanza quando efficaci;
• pianificazione coordinata degli appuntamenti;
• utilizzo dei mezzi pubblici;
• condivisione dei veicoli;
• spostamenti a piedi o in bicicletta per brevi distanze;
• riduzione delle trasferte non indispensabili;
• scelta di soluzioni logistiche che limitino tragitti e consegne ripetute.

Il lavoro da remoto può essere utilizzato secondo le esigenze aziendali e contrattuali, senza compromettere qualità, sicurezza e collaborazione.

12. Eventi e attività promozionali

Nell’organizzazione di eventi, incontri e campagne, SM Agency cerca di:

• limitare materiali monouso;
• utilizzare allestimenti riutilizzabili;
• ridurre la produzione di gadget non necessari;
• preferire inviti e programmi digitali;
• stimare correttamente il numero dei partecipanti;
• prevenire eccedenze alimentari;
• selezionare fornitori locali quando appropriato;
• predisporre contenitori per la raccolta differenziata;
• ridurre stampe e materiali promozionali in eccesso.

13. Green Social e comunicazione ambientale

I contenuti ambientali realizzati da SM Agency devono essere chiari, comprensibili e basati su dati, documenti o caratteristiche dimostrabili.

Non devono essere utilizzate espressioni generiche come “ecologico”, “sostenibile”, “green”, “a impatto zero” o equivalenti senza informazioni che ne giustifichino l’impiego.

La Direttiva (UE) 2024/825 rafforza la protezione dei consumatori contro pratiche commerciali ingannevoli e dichiarazioni ambientali generiche non adeguatamente dimostrate; SM Agency tiene conto di tali principi nella progettazione dei propri messaggi pubblicitari.

Ogni affermazione ambientale deve:

• indicare chiaramente il prodotto, servizio o attività cui si riferisce;
• evitare esagerazioni e formule assolute;
• distinguere obiettivi futuri da risultati già raggiunti;
• riportare il periodo e il metodo di misurazione, quando rilevanti;
• essere aggiornata qualora cambino dati o condizioni;
• non utilizzare certificazioni, marchi o simboli senza autorizzazione.

14. Intelligenza artificiale e innovazione

SM Agency utilizza strumenti di intelligenza artificiale e automazione secondo criteri di utilità, proporzionalità ed efficienza.

Dipendenti e collaboratori devono:

• scegliere lo strumento adeguato all’attività;
• evitare generazioni o elaborazioni ripetitive non necessarie;
• controllare i contenuti prodotti;
• non inserire informazioni riservate in sistemi non autorizzati;
• rispettare le regole aziendali sulla protezione dei dati;
• valutare l’effettivo vantaggio operativo dell’utilizzo dell’IA.

L’innovazione tecnologica deve contribuire alla qualità del lavoro senza determinare consumi o processi sproporzionati rispetto al risultato.

15. Formazione e sensibilizzazione

SM Agency promuove attività informative e formative dedicate a:

• risparmio energetico;
• raccolta differenziata;
• riduzione degli sprechi;
• sostenibilità digitale;
• gestione responsabile dei dispositivi;
• comunicazione ambientale;
• prevenzione del greenwashing;
• acquisti e mobilità sostenibili;
• Green Social;
• corretta applicazione della presente Policy.

Dipendenti e collaboratori sono invitati a proporre idee, miglioramenti e iniziative ambientali.

16. Obiettivi e indicatori

SM Agency può definire un programma annuale con obiettivi misurabili, proporzionati alle proprie attività.

Gli indicatori possono comprendere:

• consumo di energia;
• quantità di carta acquistata;
• percentuale di documenti gestiti digitalmente;
• numero di dispositivi riparati o riutilizzati;
• rifiuti elettronici correttamente conferiti;
• utilizzo di materiali riciclati;
• trasferte evitate tramite riunioni online;
• partecipazione alle attività formative;
• numero di iniziative Green Social;
• percentuale di fornitori valutati secondo criteri ambientali.

Gli obiettivi devono essere realistici, verificabili e sottoposti a riesame periodico.

17. Ruoli e responsabilità

La Direzione approva la Policy, definisce le priorità e assegna le risorse disponibili.

Il referente per la sostenibilità, ove nominato, coordina le iniziative, raccoglie i dati e propone azioni di miglioramento.

I responsabili di progetto integrano i criteri ambientali nella pianificazione delle attività.

Dipendenti e collaboratori rispettano le procedure, segnalano criticità e adottano comportamenti responsabili.

Fornitori e partner sono invitati a operare in modo coerente con i principi della presente Policy.

18. Segnalazioni ambientali

Eventuali sprechi, comportamenti non conformi, smaltimenti impropri o dichiarazioni ambientali potenzialmente ingannevoli possono essere segnalati a:

Referente incaricato: [inserire nominativo o funzione]
Email: info@sm-agency.it
Canale riservato alternativo: [inserire recapito]

Le segnalazioni vengono valutate in modo proporzionato, riservato e senza ritorsioni nei confronti di chi agisce in buona fede.

In caso di pericolo immediato per persone o ambiente, devono essere contattati tempestivamente i servizi pubblici competenti.

19. Violazioni e azioni correttive

Il mancato rispetto della Policy può comportare:

• richiesta di adeguamento;
• formazione integrativa;
• modifica di procedure o incarichi;
• sospensione dell’utilizzo di materiali o strumenti;
• revisione del rapporto con fornitori e partner;
• eventuali provvedimenti previsti dai contratti e dai regolamenti applicabili.

Le misure devono essere proporzionate alla gravità, alla ripetizione e alle conseguenze della violazione.

20. Monitoraggio e trasparenza

SM Agency verifica periodicamente l’applicazione della Policy e documenta, quando possibile:

• risultati raggiunti;
• criticità riscontrate;
• azioni correttive;
• obiettivi futuri;
• eventuali modifiche organizzative.

La comunicazione esterna dei risultati deve essere accurata, verificabile e coerente con i dati disponibili. L’adozione della presente Policy non equivale a una certificazione ambientale e non autorizza l’uso di marchi o attestazioni non conseguiti.

21. Aggiornamento

La Policy viene riesaminata periodicamente e aggiornata in caso di:

• modifiche normative;
• introduzione di nuovi servizi;
• cambiamenti organizzativi;
• apertura di nuove sedi;
• evoluzione delle tecnologie utilizzate;
• risultati del monitoraggio;
• segnalazioni o criticità rilevanti.

La versione aggiornata sostituisce le precedenti dalla data indicata nel documento.

Approvato da: Direzione SM Agency®

Luogo e data: 22/07/2026

Firma del Legale Rappresentante

Direzione SM Agency®