Informativa Policy sulla vaccinazione Sas Covid 19

INFORMATIVA SULLA VACCINAZIONE SARS COVID 19 AZIENDALE UTENTI SITO

SM Agency – Dipendenti, collaboratori e partner professionali

1. Finalità

SM Agency tutela la salute e la sicurezza di dipendenti e collaboratori nel rispetto della libertà personale, della dignità, della riservatezza e del principio di non discriminazione.

La presente Policy disciplina:

• l’approccio aziendale alla vaccinazione contro COVID-19;
• l’informazione volontaria e corretta del personale;
• il ruolo del medico competente;
• la gestione delle assenze collegate alla vaccinazione;
• la protezione dei dati relativi allo stato vaccinale;
• la prevenzione di pressioni, discriminazioni e trattamenti ingiustificati;
• l’aggiornamento delle misure in caso di nuove disposizioni sanitarie o legislative.

2. Destinatari

La Policy si applica, secondo la natura del rispettivo rapporto, a:

• dipendenti a tempo determinato e indeterminato;
• lavoratori a tempo pieno e parziale;
• collaboratori, consulenti e professionisti;
• tirocinanti e stagisti;
• responsabili e coordinatori;
• persone che operano in presenza, da remoto o in modalità ibrida.

I fornitori e i partner che accedono alle sedi di SM Agency sono tenuti a rispettare le misure di sicurezza applicabili, senza essere obbligati a comunicare all’azienda il proprio stato vaccinale, salvo una futura disposizione normativa specifica.

3. Quadro normativo e situazione attuale

Alla data di adozione della presente Policy non risulta vigente un obbligo generale di vaccinazione contro COVID-19 applicabile ai dipendenti e collaboratori di una normale agenzia di marketing e servizi digitali. Gli obblighi straordinari introdotti durante l’emergenza per determinate categorie professionali sono cessati; il Decreto-legge n. 162/2022 anticipò al 1° novembre 2022 il termine previsto per specifici obblighi vaccinali e un provvedimento del Garante del 2025 conferma che la precedente disciplina dell’articolo 4 del Decreto-legge n. 44/2021 non è più in vigore.

La vaccinazione deve pertanto essere considerata una scelta sanitaria personale, da assumere sulla base delle indicazioni delle autorità sanitarie e del proprio medico. Al momento della redazione, la pagina del Ministero della Salute dedicata alla vaccinazione anti-COVID richiama la Circolare del 22 settembre 2025 relativa alla campagna 2025/2026; eventuali indicazioni successive sostituiranno automaticamente quelle precedenti.

4. Principi aziendali

SM Agency applica i seguenti principi:

Volontarietà: in assenza di un obbligo legislativo specifico, la decisione di vaccinarsi appartiene esclusivamente alla persona interessata.

Riservatezza: lo stato vaccinale costituisce un dato relativo alla salute e non deve circolare all’interno dell’organizzazione.

Non discriminazione: vaccinazione, mancata vaccinazione o mancata comunicazione dello stato vaccinale non possono determinare favoritismi o penalizzazioni.

Proporzionalità: le misure di prevenzione devono essere adeguate al rischio effettivo e non basarsi esclusivamente sullo stato vaccinale.

Informazione corretta: l’azienda utilizza esclusivamente comunicazioni provenienti da autorità sanitarie e fonti istituzionali.

Aggiornamento: la Policy viene modificata quando intervengono nuove norme o indicazioni ufficiali rilevanti.

5. Carattere volontario della vaccinazione

SM Agency può informare dipendenti e collaboratori sulle campagne vaccinali pubbliche, ma non può:

• imporre la vaccinazione in assenza di un obbligo normativo applicabile;
• subordinare l’accesso ordinario al lavoro alla presentazione di un certificato vaccinale;
• richiedere spiegazioni sulla decisione di vaccinarsi o non vaccinarsi;
• chiedere copia del certificato vaccinale;
• organizzare elenchi di persone vaccinate o non vaccinate;
• attribuire premi, vantaggi, incarichi o penalizzazioni in base allo stato vaccinale;
• esercitare pressioni dirette o indirette sulla scelta individuale.

Eventuali nuovi obblighi potranno essere applicati esclusivamente nei limiti, nei tempi e con le modalità espressamente stabilite dalla legge.

6. Informazione e sensibilizzazione

SM Agency può diffondere informazioni generali relative a:

• disponibilità delle vaccinazioni presso il Servizio sanitario;
• indicazioni del Ministero della Salute;
• modalità di prenotazione stabilite dalla Regione competente;
• prevenzione delle infezioni respiratorie;
• comportamenti da adottare in presenza di sintomi;
• contatti dei servizi sanitari pubblici.

Le comunicazioni aziendali devono essere neutrali e non devono contenere diagnosi, valutazioni mediche individuali, informazioni non verificate o messaggi capaci di generare pressioni.

Per consigli sulla propria condizione clinica, eventuali controindicazioni, richiami o reazioni avverse, la persona deve rivolgersi al medico di medicina generale, al medico vaccinatore o agli altri professionisti sanitari competenti.

7. Ruolo del medico competente

Quando SM Agency è tenuta a nominare un medico competente, quest’ultimo opera con autonomia professionale e nel rispetto del segreto sanitario.

Solo il medico competente può trattare, quando necessario per la sorveglianza sanitaria, informazioni relative alla vaccinazione e valutarle ai fini dell’idoneità alla mansione. Il datore di lavoro può ricevere esclusivamente il giudizio di idoneità e le eventuali prescrizioni o limitazioni, senza conoscere diagnosi, motivazioni cliniche o stato vaccinale.

Il dipendente può chiedere un colloquio riservato con il medico competente nei casi previsti dalla normativa, evitando di trasmettere documentazione sanitaria alla Direzione, ai responsabili o all’amministrazione.

8. Mansioni con esposizione a rischio biologico

Qualora la valutazione dei rischi individui effettivamente un’esposizione professionale ad agenti biologici, le eventuali misure speciali di protezione devono essere definite nel rispetto del Decreto legislativo n. 81/2008 e con il coinvolgimento del medico competente.

L’articolo 279 prevede, negli specifici contesti in cui trova applicazione, la messa a disposizione di vaccini efficaci per i lavoratori non immuni all’agente biologico presente nella lavorazione, con somministrazione affidata al medico competente. Tale previsione non equivale a un obbligo vaccinale generale per ogni ambiente di lavoro.

Per le ordinarie attività di marketing, comunicazione e servizi digitali di SM Agency, l’eventuale applicabilità di questa disciplina deve risultare dalla valutazione concreta dei rischi e non può essere presunta.

9. Divieto di raccolta dello stato vaccinale

SM Agency non richiede e non conserva:

• certificati o attestazioni vaccinali;
• date o numero delle dosi ricevute;
• fotografie o copie di documenti sanitari;
• informazioni sulla prenotazione della vaccinazione;
• motivazioni mediche della mancata vaccinazione;
• elenchi nominativi di vaccinati e non vaccinati;
• dichiarazioni sostitutive sullo stato vaccinale.

Il datore di lavoro non può acquisire tali informazioni neppure facendo leva sul consenso del dipendente, poiché il consenso nel rapporto lavorativo non rappresenta normalmente un’idonea base giuridica a causa dello squilibrio tra le parti. Il Garante ha inoltre ribadito che non devono derivare conseguenze positive o negative dalla scelta di aderire alla vaccinazione.

10. Comunicazioni spontanee o accidentali

Dipendenti e collaboratori sono invitati a non trasmettere certificati vaccinali tramite email, chat, moduli interni o piattaforme aziendali.

Qualora SM Agency riceva accidentalmente informazioni sullo stato vaccinale:

1. limita immediatamente l’accesso ai soggetti strettamente autorizzati;
2. evita ogni ulteriore diffusione;
3. informa l’interessato dell’errato canale utilizzato;
4. cancella il documento quando non esiste un obbligo legale di conservazione;
5. indirizza, quando necessario, la persona al medico competente;
6. registra e gestisce l’eventuale incidente secondo le procedure privacy.

Recenti provvedimenti del Garante hanno qualificato come illecito il trattamento o la comunicazione di dati vaccinali dei dipendenti in assenza di una base giuridica e di adeguate limitazioni degli accessi.

11. Eventuale campagna vaccinale aziendale

SM Agency potrà aderire in futuro a una campagna vaccinale nei luoghi di lavoro solo quando prevista o autorizzata dalle autorità sanitarie competenti.

In tal caso:

• l’adesione dovrà essere libera;
• raccolta delle adesioni, anamnesi, somministrazione e registrazione saranno gestite esclusivamente da personale sanitario;
• il datore di lavoro non conoscerà i nominativi degli aderenti;
• saranno utilizzati locali e procedure idonei a garantire la riservatezza;
• non saranno redatti elenchi aziendali sullo stato vaccinale;
• sarà fornita una specifica informativa privacy sanitaria;
• la mancata adesione non comporterà conseguenze professionali.

Il Garante ha chiarito che, nelle campagne nei luoghi di lavoro, le principali operazioni sui dati devono essere effettuate dal medico competente o da altro personale sanitario individuato, senza raccolta diretta da parte del datore di lavoro.

12. Tempo necessario per la vaccinazione

La vaccinazione deve essere programmata, quando possibile, in modo compatibile con l’attività lavorativa.

Quando l’appuntamento ricade nell’orario di lavoro, l’assenza viene gestita secondo:

• normativa vigente;
• CCNL applicato;
• contratto individuale;
• eventuali permessi disponibili;
• disposizioni regionali o sanitarie applicabili;
• autorizzazione organizzativa aziendale.

La presente Policy non introduce automaticamente un permesso retribuito aggiuntivo. SM Agency può riconoscere condizioni migliorative mediante un apposito regolamento o accordo aziendale.

Il lavoratore non è tenuto a consegnare un certificato contenente lo stato vaccinale quando sia sufficiente un’attestazione di presenza priva di informazioni sanitarie eccedenti.

13. Malessere o reazioni successive

Qualora, dopo la vaccinazione, la persona non sia in grado di lavorare:

• informa tempestivamente il proprio responsabile dell’assenza;
• segue le ordinarie procedure previste per malattia o impedimento;
• trasmette esclusivamente la documentazione richiesta dalla normativa;
• non è tenuta a comunicare diagnosi, sintomi dettagliati o tipo di vaccino all’azienda.

Eventuali emergenze o reazioni avverse devono essere gestite rivolgendosi ai servizi sanitari competenti. SM Agency non svolge valutazioni mediche e non suggerisce trattamenti individuali.

14. Lavoratori fragili ed esigenze individuali

Le persone con condizioni di particolare fragilità o esigenze sanitarie possono rivolgersi al medico competente o agli altri servizi sanitari previsti dalla legge.

Il datore di lavoro riceve esclusivamente le indicazioni organizzative necessarie, quali:

• giudizio di idoneità;
• prescrizioni o limitazioni;
• necessità di adattare temporaneamente la mansione;
• indicazioni su modalità di lavoro meno esposte;
• eventuale necessità di dispositivi o misure specifiche.

La diagnosi e le motivazioni cliniche non devono essere comunicate ai responsabili aziendali. Il Garante conferma che il medico competente può indicare la necessità di misure protettive senza rivelare la patologia del lavoratore.

15. Misure generali di prevenzione

Indipendentemente dallo stato vaccinale, SM Agency può adottare misure proporzionate alla situazione sanitaria e alla valutazione dei rischi, tra cui:

• pulizia e ricambio dell’aria;
• disponibilità di prodotti per l’igiene delle mani;
• organizzazione degli spazi;
• informazione sulle infezioni respiratorie;
• possibilità di riunioni a distanza;
• gestione responsabile delle presenze in caso di sintomi;
• uso di dispositivi di protezione quando imposto o raccomandato dalle autorità;
• aggiornamento delle procedure di sicurezza.

Nessuna persona deve essere considerata automaticamente priva di rischio o pericolosa sulla sola base della vaccinazione o della mancata vaccinazione.

16. Accesso presso clienti, scuole ed enti

Durante attività svolte presso sedi di clienti, scuole, enti o partner, dipendenti e collaboratori rispettano le misure legittimamente adottate dalla struttura ospitante.

Qualora un soggetto esterno richieda la comunicazione dello stato vaccinale:

1. la richiesta deve essere trasmessa alla Direzione;
2. SM Agency verifica l’esistenza di una base normativa o contrattuale valida;
3. non vengono inviati dati sanitari senza una verifica preventiva;
4. viene coinvolto, quando necessario, il medico competente o il consulente privacy;
5. si valuta una soluzione organizzativa alternativa e meno invasiva.

17. Non discriminazione

È vietato adottare comportamenti sfavorevoli nei confronti di una persona a causa:

• della vaccinazione;
• della mancata vaccinazione;
• dell’impossibilità clinica di vaccinarsi;
• della mancata comunicazione dello stato vaccinale;
• della richiesta di chiarimenti al medico competente;
• dell’esercizio dei diritti in materia di privacy.

Sono vietati commenti offensivi, pressioni, isolamento, diffusione di informazioni sanitarie, esclusione ingiustificata da progetti, valutazioni negative o mancati rinnovi fondati sulla scelta vaccinale.

Analogamente, non sono consentite molestie o discriminazioni nei confronti delle persone che abbiano scelto di vaccinarsi.

18. Utilizzo dei dati aggregati

SM Agency non effettua statistiche interne sulla percentuale di personale vaccinato.

Dati aggregati potranno essere utilizzati soltanto quando:

• provengano da un soggetto sanitario autorizzato;
• siano realmente anonimi;
• non consentano l’identificazione diretta o indiretta;
• siano necessari per una finalità legittima;
• siano trattati con misure adeguate;
• non siano utilizzati per ricostruire le scelte individuali.

19. Responsabilità

La Direzione:

• approva e aggiorna la Policy;
• assicura il rispetto dei principi di non discriminazione;
• evita raccolte improprie di dati sanitari;
• coordina gli eventuali aggiornamenti del DVR;
• valuta nuove disposizioni legislative.

I responsabili:

• non chiedono informazioni sullo stato vaccinale;
• rispettano la riservatezza;
• gestiscono le assenze secondo le procedure;
• segnalano eventuali pressioni o discriminazioni;
• applicano esclusivamente le misure organizzative autorizzate.

Il medico competente:

• opera nel rispetto della propria autonomia;
• gestisce i dati sanitari necessari;
• esprime i giudizi di idoneità;
• propone misure preventive;
• tutela il segreto professionale.

Dipendenti e collaboratori:

• rispettano le misure di sicurezza;
• non diffondono informazioni sanitarie altrui;
• utilizzano i canali corretti;
• comunicano tempestivamente eventuali assenze;
• mantengono comportamenti rispettosi.

Il referente privacy o DPO, se nominato:

• verifica i trattamenti;
• supporta la gestione di comunicazioni accidentali;
• aggiorna le informative;
• valuta eventuali violazioni dei dati personali.

20. Segnalazioni e reclami

Eventuali richieste illecite, pressioni, discriminazioni o divulgazioni dello stato vaccinale possono essere segnalate a:

Referente aziendale: dott. Ali Sheta
Referente privacy/DPO: dott. Ali Sheta
Email riservata: ali-sheta@virgilio.it
Contatto generale: info@sm-agency.it

Le segnalazioni vengono gestite con riservatezza e senza ritorsioni. Quando il fatto rientra nel campo di applicazione della procedura whistleblowing, viene utilizzato il relativo canale riservato.

Resta ferma la possibilità di rivolgersi al Garante per la protezione dei dati personali, alle autorità sanitarie, agli organi di vigilanza o all’autorità giudiziaria nei casi previsti.

21. Violazioni

La violazione della presente Policy può determinare, in relazione alla gravità:

• richiamo organizzativo;
• formazione obbligatoria;
• cancellazione o limitazione dell’accesso ai dati;
• revisione delle procedure;
• provvedimenti previsti dal CCNL o dal contratto;
• revisione del rapporto con collaboratori o fornitori;
• comunicazione dell’evento alle autorità competenti, quando richiesta.

Ogni intervento deve essere proporzionato e adottato nel rispetto delle garanzie applicabili.

22. Aggiornamento della Policy

La Policy viene riesaminata:

• in occasione di nuove campagne vaccinali;
• in caso di modifiche legislative;
• a seguito di indicazioni del Ministero della Salute;
• in presenza di nuove prescrizioni regionali;
• dopo aggiornamenti del DVR;
• in caso di nuovi provvedimenti del Garante;
• quando cambiano l’organizzazione o le attività di SM Agency.

Qualora venga introdotto un nuovo obbligo normativo, SM Agency predisporrà una procedura aggiornata, individuerà i soggetti autorizzati, limiterà i dati trattati e fornirà una specifica informativa privacy.

23. Clausola di salvaguardia

La presente Policy:

• non sostituisce il parere del medico;
• non impone né sconsiglia individualmente la vaccinazione;
• non riduce i diritti previsti dalla legge e dal CCNL;
• non autorizza la raccolta dello stato vaccinale;
• non sostituisce il DVR o la sorveglianza sanitaria;
• deve essere interpretata secondo la normativa vigente.

In caso di contrasto prevalgono le disposizioni di legge, le indicazioni vincolanti delle autorità competenti e le condizioni contrattuali più favorevoli.

Approvato da: Direzione SM Agency®

Luogo e data: 22/07/2026

Firma del Legale Rappresentante

Direzione SM Agency®